ビジネスマナーガイド 

マナー<上流階級へのインビテーション>

社会人として当然知っていなければならない仕事の基本ルールを説明します。知っているようで知らないビジネスマナーを確認してください。

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会議に参加する側|仕事のルール

テーマや目的を把握し積極的に参加する

会議前

・資料に目を通す

事前に配布された資料や説明は熟読しましょう。



これまでの会議の議事録から、出席する会議のテーマに関連したものを探したり、参考となる資料にも目を通したりしましょう。

・会議のテーマ、目的を把握する

何を目的とした会議なのか、何を話し合う場なのかを明確にし、分からないことがあれば事前に担当者に尋ねましょう。

・考えをまとめる

会議の中でも問題解決のために意見を出し合い、対策を練る会議では全員の意見が求められます。

あらかじめ自分の考えをメモしておき、いつ指名されても意見が述べられるように準備をしておく必要があります。

・資料を準備する

会議で使う飼料の準備をまかされた時はスケジュールを組んで、直前にあわてないように余裕を持って準備します。

資料作成にあたっての要点

@文書は簡潔に、A4判で3枚以内にまとめるとベスト。

Aグラフや表、イラストを利用してわかりやすくする。

Bデータや情報の出所・出典を明記する。

COHPを利用する時は会議室のスペースを考慮し、一番後ろの人でも見える文字の大きさにする。

Dコピーは枚数、汚れ、歪みに注意する。

E会議資料には極秘、部外秘など、外部に情報が漏れないように注意する必要がある書類もあるのでしっかり管理する。

・日程、時間、場所の確認

会議の日程、時間、場所を確認し、勘違いや遅刻のないように気をつける。

・準備するもの

筆記用具、ノート、参考資料など。

部署内の進行会議なら自分が進めている仕事のスケジュール表といった、その会議に必要な書類も忘れずに。

・開始時刻前に着席する

最低でも5分前には着席していること。当日渡された資料はこの間に目を通しましょう。

部署内の会議であれば「始めるぞ」と声をかけられたらすぐ移動できるように書類等を整理しましょう。

会議中の8大ルール

@司会者の議事進行に従う

A会議の目的を常に頭の中に入れておく

B討議には積極的に参加する

CYES・NOをはっきりさせる

Dメモを取る

Eあくびをしたり頬杖をついたりというのはしない

Fやたらと席を立たない

G私語をつつしみ、人の話はきちんと聞く

発言する時の8大ルール

@大きい会議では挙手する

A指名を受けてから発言する

B人の話をさえぎって発言しない

C結論から述べ、簡潔に話す

D話す時は語尾をはっきり、大きな声で話す

E感情的にならない

Fテーマから脱線した意見を述べない

G他人の揚げ足をとらない


こんな時どうする?

・遅刻してしまった

ドアをノックし、会議の流れを止めないように目礼をして空いている席に座ります。

流れを止めてしまったら「遅くなり申し訳ありません」とひと言お詫びをしましょう。

席についた後、隣の人に「何を話しているの?」などと話しかけてはいけません。

会議の進行に耳を傾け、自分で状況を把握しましょう。

どうしても話題が理解できない場合は区切りの良いところで司会者に尋ねます。

・途中でトイレに行きたくなった

誰かが発言している途中に席を立たず、ひと区切りついたところで席を立ちます。

しかし、原則としてトイレは事前に済ませておくものです。

・途中で電話がかかってきた

急用でなければ会議後にかけ直すこと。

もし、急用であれば「失礼します」と席を立ちます。

会議室の中で電話を利用するのであれば大声にならないように注意しましょう。

ただし、会議に入る前に、外部からの電話は急用でなければ取り次がないように伝えておきましょう。

・途中で抜けなければならない

緊急の用事が入った、会議が延びて取引先との約束の時間になってしまったなど、会議を途中で抜けなければならない事情がある場合は、事前に司会者に連絡します。

発言者がひと呼吸をおいたところで「出かけなければなりません。よろしいでしょうか」と中座の許可を得ます。

その後「それでは、後はよろしくお願いします」とあいさつして退出します。

・隣の人と連絡をとりたい

どうしても隣の人と連絡を取りたい時はメモを回します。

会議後のまとめ

@会議でメモしたことを整理する

A会議の結果、自分がすべきことを具体的に考える

B計画を立てる

C実行に移す

会議の目的は情報伝達・問題解決

会議と言うと、広い会議室でたくさんの資料を見ながら議論するというイメージがあるかもしれませんが、日々のミーティングや打ち合わせなども会議に含まれます。

社内で行われる会議を例にあげると…

・企画会議

・販売会議

・プロジェクト会議

・部内会議

・生産会議

・宣伝会議

・ミーティング

などが挙げられます。

目的に応じて、会議は次の二つに大別できます。

@情報伝達

社内外の必要な情報を、関係者を集めて伝える会議。主な目的は「連絡」と「確認」です。

A問題解決

ある問題に対して、参加者が対策や解決策など意見を出し合う会議。「問題を解決に導く事」が目的です。

会議のスタイルにも様々な形がありますが、代表的な例を紹介しましょう。

@ブレーンストーミング

問題解決会議でよく使われ、参加者が自由にアイディアを出すもの。

Aバズセッション

6〜8人の小グループで話し合い、その結果をグループの代表が発表するもの。

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