ビジネスマナーガイド 

マナー<上流階級へのインビテーション>

社会人として当然知っていなければならない仕事の基本ルールを説明します。知っているようで知らないビジネスマナーを確認してください。

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来客対応|仕事のルール

笑顔で丁寧な応対を 訪問の意図別に対処

会社を訪問してきた人にとって最初に応対してくれた社員の印象が良ければ会社の印象もグッとよくなります。


受付での応対

お客が来た
・目があったら軽く会釈

来客に気づいたらそちらを軽く見ましょう。視線があったら軽い会釈をしましょう。

・カウンターの前では立ち上がって会釈

来客がカウンター前まで来たら立ちあがって、笑顔で「いらっしゃいませ」と言いながらお辞儀をしましょう。
用件を聞く
・相手の氏名、取り次ぐ人を確認

相手が名乗ったら「○○(社名)の××様でございますね。〜ですか、少々お待ちください」と復唱するようにします。

・相手が名乗らなかったら

「失礼ですが」と相手の名前を尋ねるようにします。
取り次ぐ
・内線を使いすぐに連絡

内線を使い「受付です。〜部長に、○○(社名)の××様がご面会です」と連絡します。

・指示は復唱する

応接室、会議室などに案内するよう指示されたら指示された部屋を復唱します。
案内する
・指示の内容を伝える

「お待たせいたしました。3階の応接室までご案内いたします。こちらへどうぞ」と声をかけ、案内します。

案内しない場合は「ただいま〜がこちらへまいりますので少々お待ちください」「お待たせいたしました。○階の××でお待ち申し上げているとのことでございます」と言い、場所を指示します。
見送る
・来客が帰る姿を見かけたら

手を休めて立ち上がり「ありがとうございました」などと軽くお辞儀をして見送ります。


各部署での応対

@来客を見かけたら、仕事を止めてすぐに応対します。

A立ちあがってお辞儀をし、相手の社名、氏名、面会相手は誰かを尋ねます。

B「○○(社名)の××様ですね。少々お待ちください」と復唱します。

C取り次ぎは、本人の近くで「失礼します。〜部長。ただいま、○○の××様がお見えになりましたが、いかがいたしましょうか」と伝え、指示を仰ぎます。

D案内する場合は「応接室へご案内いたします。こちらへどうぞ」と声をかけ、案内します。

E来客が帰る時は仕事の手を休め「おつかれさまでした」と挨拶をして見送りましょう。

こんな時どうする?

・アポイントなしの来客で、担当者が外出中
@担当者が不在であっても、一度内線で連絡を取り、来客の社名、部署名、名前を伝える。

A不在の理由と席に戻る時間の予定を尋ねる。

B来客に「お待たせいたしました。申し訳ございません。○○はあいにく外出しております」と伝える。

C帰社時間などを伝える。

D伝言の有無を尋ねる。

E来客が帰る際には「申し訳ございません」ともう一度お詫びをして。軽くお辞儀をする。
・担当者が会議中(もしくは接客中)
@会議室の部屋番号を聞いておく。

A「せっかくお越しいただいたのですが、あいにく○○は会議に入っております。申し訳ございません」と伝える。

B会議の終了時間を伝える。

C来客が迷っているなら「恐れ入りますが、事前にご連絡を入れていただいた上であらためてお越し願えませんでしょうか」と相手に提言する。

D緊急の用件であれば、会議室に内線連絡をして担当者の名前と、来客の社名、名前を伝え、当人に指示を仰ぐ。
・面会相手を指示されない(飛び込みの営業など)
@相手の社名、名前を確認し、用件の内容を尋ねる。

A用件に最も適した部署に内線で連絡を取る。

B誰が来客対応をするか確認し、指示を仰ぐ。

C来客に「お待たせいたしました。○○課の××が御用件を承ります。こちらにまいりますので、あちらの椅子におかけになってお待ちください」というように対応をする。

来客応対のタブー

・来客が視界に入っても無視

・座ったまま、ながら応対をする

・来客をジロジロと見る

・来客を話題に社員同士でおしゃべりをする

・無愛想な対応

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