ビジネスマナーガイド 

マナー<上流階級へのインビテーション>

社会人として当然知っていなければならない仕事の基本ルールを説明します。知っているようで知らないビジネスマナーを確認してください。

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電話の取り次ぎ方|仕事のルール

取り込み中の当人にはメモで電話を知らせる

取り次ぐ前

・相手の氏名を確認

どこ(会社名、部署名)の誰から電話がかかってきたのかを明確にします。



・取り次ぐ人の名前を確認

どの部署の誰に電話をつなぐのか、同じ名字の人が何人かいる時はフルネームを尋ねるようにします。

取り次ぐ時

・「少々お待ちください」

電話を取り次ぐ際には「ただいま○○と替わりますので少々お待ちください」と言います。

・送話口を押さえる

電話に保留ボタンがある時は保留ボタンを押してから、ない時は必ず送話口を押さえてから、取り次ぐ人に電話が来た旨を伝えること。

電話先の相手にこちらの会話が伝わらないように配慮が必要です。

・相手の用件を伝える

電話をかけてきた相手が、名前だけでなく「○○の件でご連絡させていただきました」と言った場合、取り次ぐ人にもその旨を伝えましょう。

取り次いでもらった時

・名乗る

「はい、お電話替わりました、○○です」と名乗りましょう。

・「お待たせいたしました」

相手を待たせてしまったら「お待たせいたしました」を忘れずに。

取り次ぐ人が席を外していた時

取り次ぐ人がいない時のポイントは、次の8つです。

@何時頃に席に戻るかを伝える

A帰社時刻がはっきりしない時は、午前中ならお昼頃、午後なら4時頃に戻ると伝え、「出先よりこちらに連絡が入る予定になっておりますので、お電話があった旨、伝えておきます」と言う。

Bこちらからかけ直すか、相手がもう一度かけ直してくれるのか確認する。

C相手の電話番号を尋ねる。

D相手の会社名(部署名)、名前を確認する。

E聞いたことはメモを取り、必ず復唱する。

F自分の名前を伝え、電話を承ったという責任の所在をはっきりさせる。

Gメモはすぐに取り次ぐ人の机の上に置く。

相手「佐藤さんをお願いします」

自分「あいにく佐藤は打ち合わせのため外出しております」

相手「何時頃お戻りでしょうか」

自分「4時に戻ってくる予定になっております。戻りましたら連絡させるようにいたしましょうか」

相手「そうですか。それでは、お待ちしております」

自分「それでは、念のためご連絡先と、もう一度お名前をお願いいたします」

相手「111-2222、○○商事営業部の長谷川と申します。」

自分「復唱させていただきます。111-2222、○○商事営業部長谷川様ですね。わたくし、鈴木と申します。佐藤が戻りましたらお電話差し上げるよう申し伝えます」

相手「よろしくお願いします」

自分「承知いたしました。失礼いたします」


取り次ぐ人が会議中の時

@相手に急用かどうかを尋ねる

A急ぎの場合、メモに相手の会社名と名前を大きめに書き、取り次ぐ人に渡し、指示を待つ。

Bどうしても電話に出られない場合は、急用でないならこちらからかけ直す旨を伝える。

自分「あいにく佐藤は会議中で席を外しております。お急ぎでしょうか」

相手「ええ」

自分「それでは、少々お待ちいただけますか」

メモ書きをして、電話があったことを当人に伝える。

自分「申し訳ございません。ただいま、どうしても席を外せませんので後ほどこちらからご連絡させていただくとのことです。念のため、ご連絡先をお願いいたします」

不在理由別応対法

・別の電話中

あいにく別の電話に出ておりまして、終わり次第こちらからご連絡させていただきます。

・取り込み中

あいにく手が離せませんので、こちらからお電話いたします。

・トイレ

あいにく席を外しておりまして、間もなく戻ると思います。戻りましたらこちらからご連絡させていただきます。

・休暇中

申し訳ございません。あいにく本日○○はお休みをいただいております。〜日から出社いたしますが、いかがいたしましょうか。

・出張中

あいにく出張中でして、○日に戻る予定になっております。いかがいたしましょうか。

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