ビジネスマナーガイド 

マナー<上流階級へのインビテーション>

社会人として当然知っていなければならない仕事の基本ルールを説明します。知っているようで知らないビジネスマナーを確認してください。

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電話のかけ方|仕事のルール

相手の名前を確認 用件は簡潔に話す

電話のかけ方

かける前

・用件の整理する

製品の納期の確認をするのか、何の相談のためにアポイントを入れるのか、受話器を手に取る前に何を相手に伝えるのか頭の中できちん整理すること。



用件が複数あるなら、事前にメモに書き出しましょう。

・電話番号を確認

間違い電話をしないよう、電話番号とダイヤルボタンを確認しながら押します。

・応対のポイント

@相手の社名を確認

通じた相手が社名を言わない時や聞き取れなかった時は「○○(社名)さんでしょうか」と確認しましょう。

A自分の名前を名乗る

相手の社名を確認したら「○○(社名)の〜と申します」と自分の名前を名乗りましょう。

B挨拶をする

用件に入る前に「いつもお世話になっております」とあいさつをします。

朝であれば「おはようございます」、初めての電話なら「はじめまして」と状況に応じた言葉を選びます。

C相手の部署名と名前を告げる

「○○部の××さんをお願いいたします。」と言います。

分かる時はフルネームで伝えること。

D話が長引きそうな時

用件に入る前に「今、お時間よろしいでしょうか」とことわりを入れましょう。

・相手が切ってから受話器を置く

「失礼いたします」と言った後、相手が電話を切ったのを確認してから受話器を置きます。

・相手の名前は分かるが部署名が分からない時

呼び出してほしい人の名前を告げ、「どちらの部署でしょうか」と聞かれたら「どちらの部署か分からないのですが、お調べ願えますか」とお願いします。

・相手の名前を聞く前に用件に入った時

用件が済み、最後に「わたくし、××と申します。失礼ですが」と言って相手の名前を聞くようにしましょう。

電話のかけ方の例

取引先より依頼があった件について確認の電話をかける。

自分「わたくし、○○社の××と申しますが、営業1課の〜さんをお願いいたします」

相手「少々お待ちください」

電話が替わる

相手「はいお電話替わりました」

自分「〜さんですか。わたくし、○○社の××と申します。いつもお世話になっております。先日ご依頼いただきました見積書ですが、本日郵送いたしましたのでご確認いただきたいと思います。恐れ入りますが〜日までにご連絡いただきたいと思うのですが」

相手「そうですか。見積書を検討した上でご連絡します」

自分「それではよろしくお願いいたします。失礼いたします」

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