ビジネスマナーガイド 

マナー<上流階級へのインビテーション>

社会人として当然知っていなければならない仕事の基本ルールを説明します。知っているようで知らないビジネスマナーを確認してください。

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伝言|仕事のルール

伝言内容をメモし、担当者に伝える

伝言とは、用件を伝えたい相手がいない時に代わりに伝えてもらうことです。



ここでは電話による伝言について説明しますが、直接会った時のやりとりでも同じような対応をします。

電話で伝言を受けた時

・メモに書きとめる

電話で伝言を受けた時には以下の4点について必ず聞いておくこと。

@誰に伝えるのか

A電話の相手がどこの誰なのか

B伝言の内容

Cこちらから掛け直させるか、相手がもう一度掛けてくれるか

・復唱する

メモをしながら伝言を受け、最後に必ず復唱するように。

・自分の姓名を相手に伝える

最後に「私、○○部の〜と申します。○○が戻りましたら申し伝えます」と言いましょう。

・伝言を伝える人の机の上にメモを置く

受話器を置いたら、メモを清書して取り次ぐべき人の机の上に置きましょう。

急ぎの場合は、本人が席に戻り次第すぐに「○○の〜さんからお電話がありました」と口頭でも伝えるようにします。

電話で伝言をお願いする時

・自分の名を名乗る

「私、○○(会社名)の〜と申しますが、ご伝言をお願いいたします」と言います。

相手が「どうぞ」と答えたら、相手がメモの準備はできているかという確認も込めて「よろしいでしょうか」と尋ねます。

・要点だけを伝える

伝言は用件だけを述べること。

・相手が何時に戻るか聞いておく

伝言をお願いした場合でも、その後改めて本人と話をして確認を取ることが必要です。

相手が席に戻る時間を忘れずに聞いておきましょう。

戻る時間が分からず、急ぎの用であれば「恐れいりますが、お戻りになりましたらお電話をいただきたいのですが」と一言伝えておくこと。

約束時間の変更を伝言してもらう時

「大変申し訳ございませんが、急用が入ってしまいまして9日14時からのお約束を16時からに変更していただきたいとご伝言ください」

直接会って伝言をお願いする時

・名刺を渡す

初めて訪問した相手が席をはずしていた時は応対してくれた人に名刺を渡し、伝言をお願いします。

訪問先が留守で伝言を残したい時は名刺に書くか、メモ用紙に書きポストに入れておきます。

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