ビジネスマナーガイド 

マナー<上流階級へのインビテーション>

社会人として当然知っていなければならない仕事の基本ルールを説明します。知っているようで知らないビジネスマナーを確認してください。

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資料・書類整理|職場のルール

気が付いたらその場でチェックし、整理する

資料・書類整理の3大原則

@気が付いたらその場でチェックする



保存しておきたい資料は思い立ったときに、その場で切り取ったりコピーしたり、フロッピーに入れておきます。

後でまとめて作業しようと思ってもなかなか実践できないものです。

A切り抜いた資料には日付と出典を明記

新聞や雑誌などから資料を切り抜いたらその場ですぐに日付(年月日)と出典(〜新聞の朝刊、月刊〜)などと書き込んでおくこと。

B項目別に分ける

資料や書類は項目ごとに分けて保存します。

ファイルや封筒以外にも、パソコンでデータを入力した場合には必ずフロッピーに保存しておきましょう。

個人の資料のルール

・他人が見ても分かるように整理しておく

個人の資料は自分が分かれば良いと思いがちですが、あなたが外出している時に預けておいた資料が必要になるということも多々あります。

誰が見ても分かるようにしておくこと。

・ファイルやフロッピーには見出しをつける

何が入っているのか一目でわかるようにすると良いでしょう。

共同の資料のルール

・文書管理規定に従う

企業ごとに定められている文書管理規定には保存場所・期間・保存方法などが書かれてあります。

資料の使用はその規定に従い、必ず元の場所に戻すこと。

・すぐ破らない

自分に必要な資料はコピーして保存し、破ったり切り取ったりしてはいけません。

・書き込まない

原本にメモやマーカーでチェックをしてはいけません。

必要であればコピーに書くこと。

資料・書類整理に必要なもの

@クリアファイル

大きさを統一しましょう。

仕事や内容によって色を使い分け、見出しを書いた紙を表に貼ると分かりやすくなって良いでしょう。

Aクリアブック

透明な袋がまとまったファイルです。

袋を増やせるタイプもあります。

Bスクラップブック

新聞、雑誌の切り抜きを貼っておく時に必要です。

CDVD-R・CD-R等

パソコンやワープロのデータを保存する。

重要なデータを入れたら書き込み不可にしておくとなお良い。

D付箋

何度もはがせるので必要な資料に貼っておくといい。

Eマーカー

大切な部分に線を引く。

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